Tietosuoja

10.7.2018

Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Pvm: 29.5.2018

Viite:                             Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä

Nimi: Pyhäjärven 4H-yhdistys ry      

Osoite: Asematie 4, 86800 Pyhäsalmi

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi: Toiminnanjohtaja, Pyhäjärven 4H-yhdistys

Osoite: Asematie 4, 86800 Pyhäsalmi

Sähköposti: pyhajarvi@4h.fi

Puhelin: 040-8284911

Rekisterin nimi: 4H-toimintarekisteri, www.pyhajarvi.4h.fi -sivujen sekä puhelimen kautta kerättävät tiedot mm.

  • ilmoittautumiset kursseille, retkille, leireille, kerhoihin ja kilpailuihin
  • työhakulomakkeet
  • muut yhteydenotot kotisivujen ja puhelimen kautta

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

  • Asiakastietojen kerääminen laskutusta, tiedotusta ja tilastointia varten
  • Toiminnasta tiedottaminen ja yhteydenpito
  • Riskitilanteiden välttäminen (mahdolliset allergiat ja sairaudet)
  • Työhakemusten vastaanotto ja työnhakuprosessiin tarvittavien tietojen keräys
  • 4H-toiminnan tilastointi valtionapua varten Suomen 4H-liitolle
  • Muiden yhteydenottojen vastaanotto ja niihin liittyvät toimenpiteet

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja (tarvittaessa ryhmittäin): osallistujan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osallistujan syntymävuosi, mahdolliset sairaudet ja allergiat, 4H-jäsenyys, kuvauslupa.

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

Kirjanpito ja tilastointi lain/säännösten määräämän ajan mukaan.

Toteutuneen toiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan tilastoinnin todentamiseen vaatiman ajan. Hanketoiminnan ollessa kyseessä säilytetään hankesääntöjen mukainen aika.

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

Henkilöiden itsensä täyttämät tiedot pyhajarvi.4h.fi nettisivujen lomakkeilla, henkilöiden itse antamansa tiedot puhelimen välityksellä sekä henkilöiden muussa yhteydessä itse antamansa tiedot. 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja käytetään vain Pyhäjärven 4H-yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät ko. toimintaan oleellisesti liittyvät henkilöt, esim. kurssin ohjaaja, kerhonohjaaja, työhaastattelijat, työpalvelutehtävän vastaanottanut nuori sekä heidän esimiehensä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan Eu:n tietosuoja-asetusta.